Bokningssystem till föreläsare
Bokningen som sköter sig själv, från anmälan till uppföljning
Vad var problemet
En föreläsare säljer platser till sina egna föreläsningar. Själva försäljningen är den enkla delen — det är allt runt omkring som äter tid. Bekräftelsen skrivs för hand, påminnelsen dagen före likaså, deltagarlistan bor i ett kalkylark, och vid dörren står någon och letar efter namn i en utskrift. Ju fler tillfällen desto mer administration, och administrationen växer linjärt med försäljningen.
Hur löste vi det
Ett bokningsplugin i WooCommerce fick bära själva platserna och betalningen. Ovanpå det ligger det som gör systemet komplett.
Bekräftelsen skräddarsys per föreläsning: rätt tid, rätt lokal, rätt praktiska detaljer — inte ett generellt orderkvitto. Före tillfället går en påminnelse ut automatiskt, och efteråt ett uppföljande utskick. Båda är knutna till föreläsningens datum, inte till när bokningen gjordes, så de hamnar rätt oavsett om deltagaren bokade i går eller för tre månader sedan.
Biljetten levereras i två kanaler: som mejl och som SMS via Twilio. Telefonen är det deltagaren har i handen när hen kommer fram till dörren, och SMS:et kräver varken inloggning eller att någon hittar rätt mejl i en full inkorg.
På biljetten sitter en QR-kod. Vid insläppet skannas den och biljetten checkas in direkt — giltig eller inte, och redan använd eller inte, syns på en gång. Ingen letar i en lista och ingen behöver stryka namn för hand.
Vad resultatet blev
Administrationen slutade växa med försäljningen. Färre uteblivna deltagare, eftersom påminnelsen alltid går ut. Och ett insläpp som går på en skanning i stället för på en utskriven lista.
Ska vi prata integrationer?
Skriv några rader om vad ni behöver. Oftast är det samma person som svarar som gör jobbet, om inte Linus hinner före.