Livion och Fortnox till WooCommerce

Vad var problemet

Kunden hyr ut maskiner. Efterfrågan finns dygnet runt — folk vill hämta tidigt på morgonen och lämna tillbaka sent på kvällen — men att bemanna dygnet runt är inte ett rimligt sätt att möta den efterfrågan. Antingen begränsas öppettiderna, eller så måste hämtning och återlämning fungera utan att någon står där.

Att lämna ut en maskin obemannat ställer samtidigt ett krav som inte finns när någon står i luckan: man måste veta vem som hämtar, och att villkoren är påskrivna innan nyckeln lämnas ut.

Till det kommer administrationen. Hyrestiden räknas i dagar, och dagarna avgörs av när maskinen faktiskt hämtades och lämnades tillbaka — inte av vad som stod i bokningen. Någon fick hålla reda på det, och sedan skriva in underlaget i bokföringen för hand.

Hur löste vi det

Det börjar vid kontot. När kunden registrerar sig sker legitimeringen med BankID, och avtalet signeras digitalt genom Sajn. Kontot är alltså inte en e-postadress och ett lösenord, utan en identifierad person med påskrivna villkor — vilket är förutsättningen för att över huvud taget våga lämna ut en maskin utan att någon möter upp.

WooCommerce bär bokningen: kunden väljer maskin och period och får sin bekräftelse på både mejl och SMS.

Har kunden valt avhämtning följer två saker med. En kod till nyckelskåpet, och en knapp på kundens konto som öppnar grinden. Kunden öppnar alltså grinden själv, hämtar ut just sin nyckel ur skåpet och kör iväg med maskinen.

Återlämningen går samma väg: grinden öppnas från kontot, nyckeln läggs tillbaka i skåpet, och bokningen stängs. Då är hyrestiden fastställd av verkligheten och inte av en gissning, och ordern går vidare in i Fortnox med rätt antal dagar.

Vad resultatet blev

Maskinerna går att hämta och lämna när kunden har tid, inte när receptionen är öppen. Uthyraren vet ändå vem som varit där och på vilka villkor, och slipper efterarbetet: hyrestiden är räknad och underlaget ligger redan i bokföringen när maskinen är tillbaka på plats.