På Hjältebyrån strävar vi alltid efter att optimera våra arbetsflöden och förbättra hanteringen av inkommande förfrågningar. Det här inlägget handlar om hur vi gjorde för att koppla ihop vårt kontaktformulär med Notion för bättre hantering av förfrågningar!
Tänk dig den gamla processen som var att jonglera flera bollar samtidigt. Det krävde mycket ansträngning och precision för att lyckas hålla alla i luften och det var givet att man till sist skulle tappa en boll. På Hjältebyrån har vi nu tagit ett viktigt steg för att förbättra det här genom att koppla ihop vårt kontaktformulär på hemsidan med vårt CRM-system: Notion.
Utmaningen vi stod inför
Varje dag får vi flertalet förfrågningar via vårt kontaktformulär. Att manuellt hålla koll på att samtliga följs upp och tilldelas till rätt person var som att försöka jonglera flera bollar samtidigt. Tidskrävande och ineffektivt. Vi behövde helt enkelt en smidigare lösning som kunde automatisera denna process och ge oss bättre kontroll.
Vår lösning
Vi har länge använt CRM-systemet Notion för vår dagliga hantering och planering av arbetsuppgifter. Eftersom Notion är väldigt smidigt att arbeta i så bestämde vi oss för att även integrera detta med vårt kontaktformulär som är byggt med WordPress och Elementor. Notion fungerar som en magisk hatt där vi kan organisera, spåra och tilldela uppgifter på ett strukturerat sätt, och dra fram lösningar vi inser att vi behöver efterhand. För att uppnå lösningen mellan kontaktformulär och Notion så skapade vi ett API via Notion som vi sedan integrereade med formuläret. Här kan du läsa mer om integrationer och API:er!
Steg för steg
- Kontaktformulär i Elementor
Vi började med att skapa ett kontaktformulär i Elementor. Formuläret innehåller fälten namn, e-post och meddelande. - Utveckling och konfigurering av ett WordPress-plugin
För att automatiskt skicka formulärdata till Notion så utvecklade vi ett anpassat WordPress-plugin. Detta plugin konfigurerades med vår Notion API-nyckel och vårt databas-ID. - Verifikation av ansluting
Sedan säkerställde vi helt enkelt så att anslutningen till vår Notion-databas fungerade korrekt. - Automatisk överföring av formulärdata till Notion
När någon skickar in något på vårt formulär på hemsidan så skickas datan nu automatiskt till Notion. Där ser vi alla inkommande förfrågningar, deras status och innehåll och kan enkelt tilldela dem rätt kontaktperson.
Sen byggde vi även ett ärendehanteringssystem…
Ja, som de nördar vi ju är på Hjältebyrån så nöjde vi oss inte här. Vi byggde även ett eget ärendehanteringssystem! Hur?
Såhär byggde vi vårt eget ärendehanteringssystem
- ’Vi genererade ett nummer i vårt nya formulär på vår nya supportsida hjaltebyran.se/support-arende och på så sätt tilldelas varje ärende ett eget nummer. Detta nummer hamnar sedan i vårt kundsystem så vi enkelt kan följa upp, tilldela och få en överblick på varje ärende.
- När vi är klara och markerar ärendet som färdigt så skickas en signal till tjänsten Make (som används för att koppla ihop och automatisera system) som sedan använder vår SMTP-server för att skicka ut ett mail till kunden om att ärendet är färdigbehandlat.
Resultat
Vi har nu tagit vårt nya system i drift och vi förväntar oss att se avsevärda förbättringar i hur vi kan effektivisera våra inkommande förfrågningar. Vi hoppas att det ska ge både oss på Hjältebyrån och dig som kund en bättre överblick och en smidigare och snabbare hantering av både supportärenden och nya tjänsteförfrågningar.
Fördelarna vi hoppas få se är bland annat:
Effektiv hantering – Alla förfrågningar hamnar nu direkt i Notion vilket gör det enklare att se och hantera.
Bättre spårbarhet – Vi kan nu spåra statusen för varje förfrågan och se vem som är ansvarig för att följa upp.
Tydlig tilldelning – Förfrågningar kan på ett enkelt sätt tilldelas till rätt person inom teamet vilket säkerställer en tydligare hantering.
Vi ser fram emot att testa det här med er!
Vi förväntar oss som sagt att effektivisera vår process för att hantera förfrågningar och förbättra vårt övergripande arbetsflöde. Det känns lite som att vi nu har en pålitlig assistent som hjälper oss att hålla alla bollar i luften utan att något faller mellan stolarna.
Står du inför liknande utmaningar?
Om du står inför samma eller liknande utmaningar som vi gjorde så rekommenderar vi skarpt att överväga en liknande lösning. Det kan verkligen göra en stor skillnad i hur du hanterar och spårar dina kundförfrågningar.
Behöver du hjälp att bygga denna lösning eller en liknande så är du varmt välkommen att kontakta oss på Hjältebyrån. Använd kontaktformuläret nedan eller läs mer om våra andra integrationer och API-lösningar här!
